În era digitală, documentele nu mai sunt doar fișiere stocate pe un server, ci active informaționale care trec printr-un întreg ciclu de viață: de la creare și colaborare, până la arhivare și conformitate. Platforma Microsoft 365 oferă instrumentele necesare pentru a gestiona acest document lifecycle într-un mod controlat, sigur și ușor de auditat, integrând SharePoint Online, OneDrive, Teams și soluțiile de securitate Microsoft.

Totul începe cu crearea și colaborarea pe documente. Cu SharePoint Online și OneDrive, utilizatorii pot crea documente Word, Excel sau PowerPoint direct în cloud, pot lucra simultan pe același fișier și pot urmări istoricul versiunilor. La SPConsultant, folosim consultanță IT pentru a structura colecțiile de site-uri, bibliotecile și permisiunile astfel încât documentele să fie ușor de găsit, dar accesibile doar persoanelor potrivite.

Pe măsură ce documentele evoluează, devine esențială automatizarea fluxurilor de lucru: aprobări, notificări, revizuiri periodice. Integrarea dintre SharePoint Online și serviciile din soluțiile cloud Microsoft permite definirea de fluxuri digitale pentru fiecare tip de document – de la contracte, la proceduri interne. Prin dezvoltare de software personalizată, putem extinde aceste fluxuri cu validări suplimentare, integrare cu aplicații de business și raportare automată.

În zona de clasificare, protecție și conformitate, rolul Microsoft Azure și al serviciilor de securitate este critic. Sensibilitatea documentelor poate fi marcată prin etichete, iar politicile de retenție și de protecție pot fi aplicate centralizat în mediul Microsoft 365. Folosind servicii de externalizare tehnologie, SPConsultant poate administra aceste politici pentru organizațiile care au nevoie de control strict asupra datelor, dar nu dispun intern de expertiză specializată.

Un document lifecycle bine definit în SharePoint Online și soluțiile cloud Microsoft asigură că documentele potrivite ajung la oamenii potriviți, sunt păstrate atât cât trebuie și sunt protejate conform cerințelor legale și de business. SPConsultant oferă consultanță IT, proiectare de arhitectură informațională și implementare tehnică pentru întregul ciclu de viață al documentelor. Contactează-ne pentru a transforma gestionarea documentelor dintr-un risc operațional într-un avantaj competitiv, aliniat la standardele moderne de conformitate.